Upravljajte svojim vremenom - stručnim savjetima

Reći ćemo vam o najkorisnijim alatima za rad s kalendarom, koji je opisao Daniel Browne - autor "Izvor energije".

Pareto načelo navodi da je radpopuniti sve vrijeme dodijeljeno za to. Kalendar je vaš alat za vremensko planiranje, što vam omogućuje da se učinkovito nosite s bilo kojim poslovanjem ili projektom na kojem radite. Neplanirano vrijeme, najvjerojatnije, zauzima posao. Koristite sljedeća pravila koja će vam pomoći da koristite kalendar:

1. Kalendar bi trebao predstavljati stvarnu sliku o tome kako ćete koristiti svoje vrijeme.

Treba planirati sve što je važno za vas i treba biti učinjeno. Izuzetak se može izvršiti samo za male poslove koje potrošite manje od petnaest minuta.

2. Uzmite si vremena za definiranje planova za određene dane i tjedne.

Detaljno planiranje pomaže vam uštedjetiKoncentracija na ono što radite u određenom trenutku, a ne izlaziti iz rasporeda. Najbolje je planirati dan ispred noći, kada završite svoj posao i imate ideju o tome što bi trebalo prenijeti na sutra. Izrada ili podešavanje plana ujutro poželjno je samo ako noću dođete do kreativne ideje ili ste se sjetili hitne materije.

3. Riješite se popisa obveza.

Nakon što ste napisali sve što trebate učiniti na papiru, vioslobodite glavu, ali problem je da na vašem popisu slučajeva neće biti ograničeno na određene rokove i kao rezultat toga nećete znati kada ih možete ispuniti.

4. Koristite upozorenja za zadatke koji su čvrsto vezani za vrijeme.

Ako imate poslau određeno vrijeme uključite upozorenje ili signal koji vas podsjeća na njih. Unatoč činjenici da upozorenja pomažu u zadržavanju osjećaja vremena, najbolje je da ih ne koristite za slučajeve koji nisu vremenski ograničeni, jer ako se podsjetnici prenose prečesto, jednostavno ćete prestati reagirati na njih.

5. Zakazati rješenje za zadatke s fleksibilnim rokovima.

Obično stvari koje ne zahtijevaju od njihsudjelovali u određenom vremenu, stavili na popise, često zaboravljeni o njima ili prebačeni sljedeći dan. Uključivanjem ih u svoj raspored povećat ćete vjerojatnost njihova rješenja. Odvedite ih na neko vrijeme kada će ih najvjerojatnije moći riješiti.

6. Napravite kalendar svojim najboljim prijateljem.

Čak i ako upotrebljavate elektronski dnevnikpostavite upozorenja, s vremena na vrijeme trebate pogledati svoj kalendar. To će vam omogućiti da dobijete ideju nadolazećeg dana. Morate pregledati kalendar najmanje dva puta dnevno. Najbolje od svega, ako pogledate u nju svaki put kad završite sljedeću stvar. Izbrišite dovršene slučajeve ili ih označite u boji kako biste vidjeli da je rad na njima dovršen.

7. Razbiti velike zadatke u manje i planirati njihovo rješenje.

Često kada radite na velikim projektimaČini se da nema potrebe planirati ništa, budući da je već poznato što će raditi sljedećih nekoliko dana ili tjedana. Međutim, ako niste organizirani, približna ideja o tome što radite i približan vremenski okvir utjecat će na vašu produktivnost, jer nedostatak vremenskih okvira u rasporedu će vas oduzeti osjećaj hitnosti. Nemojte otići s kolosijeka pomoći će vam podijeliti projekt u podzadatke i planirati rješenja za svaki od njih u kalendaru.

8. Ne zaboravite osigurati prekide između slučajeva.

Glavni kamen spoticanja u planiranju -nedostatak realizma. Prilikom planiranja zadataka bez uzimanja u obzir ometanja ili prekida potrebnih za prebacivanje na sljedeći slučaj, rizik ćete izgubiti fokus, izlaziti iz rasporeda i suočiti se s potrebom da se nadoknadite ostatak vremena. S vremenom počinjete misliti da planiranje ne funkcionira i odustajete od ideje da osigura produktivnost. Ako vam pružite odmor, pauzu za ručak, vrijeme za putovanje i ometanje, dobit ćete realnu sliku onoga što morate učiniti i koliko će vam vrijeme biti potrošeno, što znači da možete planirati svoj dan učinkovitije.

9. Planirajte vrijeme za pripremu poziva i nadolazeće sastanke.

Sigurno ste kasnili na sastanakzbog činjenice da niste dali dovoljno vremena za cestu i pojavu problema. Zakazivanjem vremena pripreme u svojem kalendaru riješit ćete se stresa ako samo trebate odgonetnuti rutu ili potražiti telefonski broj neposredno prije izlaska kada trebate nazvati korisnika. Planirate vrijeme putovanja, saznajte točan raspored prijevoza i pružite priliku za presretanje šalice kave na putu.

10. Rasporedite vrijeme tijekom dana za nepredviđene zadatke i okolnosti.

Koliko često vaše stvari prolaze? Svaki dan, jednom tjedno? U svom rasporedu predvidite vrijeme za nepredviđene okolnosti i ako se ne pojavljuju, uvijek ga možete koristiti za obavljanje drugih posla. Analizirajte koliko vremena tijekom dana idu na nepredviđene pozive ili pauze, te ih rasporedite u rasporedu. Najvjerojatnije, prvo ćete precijeniti ili podcijeniti vrijeme koje trebate, no s iskustvom povećat će se točnost procjene.

11. Razvijati naviku planiranja.

Čim imate novu zadaću, odmahTakođer, stavite ga na raspored. Ako iz bilo kojeg razloga to nije moguće, zabilježite notepad, smartphone, tablet ili bilo koji drugi uređaj koji koristite. Neposredno unos zadatka u raspored, prvo, eliminira potrebu da se sjetite što trebate učiniti, a drugo, isključuje mogućnost da će ostati neriješeno.

Ako morate redovito pratitizahtijeva ili organizira sastanke, osiguravaju ih za kalendarski rok tjedan dana, a zatim jednostavno dodajte stavke u određeni interval. Primjerice, u elektroničkom kalendaru u programu Outlook možete staviti ove stavke u odjeljak bilješke. U dnevniku papira, gdje nema mjesta za sve stavke, možete ih izraditi kao zasebni popis, vezan za određeno vremensko razdoblje.

12. Koristite samo jedan kalendar za planiranje rada i za sve ostale probleme.

Kada je riječ o vašem životu, između posla islobodno vrijeme ne smije se podijeliti. Ta područja vašeg života odraz su načina upravljanja vremenom. Pomoću dva kalendara trošite svoju pažnju i otežavajte kontrolu vremena.

13. Koristite metodu ćelije.

Njezin je princip podijelitidan za nekoliko velikih vremenskih intervala. Maksimalna učinkovitost osigurava se segmenti od ne manje od sat i pol. Broj takvih stanica može varirati od tri do šest. Najjednostavniji je dan koji se sastoji od tri stanice koje odgovaraju jutarnjim, popodnevnim i večernjim razdobljima.

Vremenski intervali nisu ništa više od blokova postignuća, ili vremena kada ćete biti angažirani u najvažnijim poslovima.

Jedna stanica ne pretpostavlja da jestsamo jedan zadatak. U tom razdoblju možete rasporediti bilo koji broj slučajeva. Na primjer, ako je veličina vaše jutarnje stanice tri sata, u njemu možete zakazati četiri zadatka od 15 minuta i dva sata. Kombinirajte nekoliko manjih zadataka u 30-minutne blokove ili, još bolje, stavite ih u satne ćelije.

Osjećajte se zauzetmale zadatke i velike blokade doprinose formiranju zamišljenih planova i daju dojam da smo postigli svoj cilj. Nemojte puniti stanice rutinskim ili neproduktivnim zadacima. Ako vam je potrebno puno vremena za administrativne poslove, za njih stvorite zasebnu ćeliju. Morate biti produktivni, ne zauzeti. I ne zaboravite sažeti kraj svakog intervala.

Strukturiranje stanica pomoći će vam da učinkovito iskoristite vrijeme predviđeno planiranim slučajevima. U ćeliji, trebali biste napraviti nešto što vam je zaista važno.

• 
  stanica, ili večer za opuštanje;


• 
  ćeliju, ili datum datuma;


• 
  ćeliju, ili večer posvećenu osobnom rastu ili učenju;


• 
  stanica, ili večer posvećen djeci i obitelji;


• 
  stanica za komunikaciju;


• 
  stanica za kasni rad;


• 
  stanica za odlazak u kino;


• 
  stanica za trening.

14. Pametno iskoristite svoje slobodno vrijeme.

Gledajući stanice, dobivate ideju okoliko imate slobodnog vremena. Svaka od pet radnih večeri vam daje tri do šest sati slobodnog vremena. To je petnaest do trideset sati tjedno. Možete ih potrošiti na sve: opustite se, družite se s obitelji i djecom, ručate u restoranu, idite u kino. Ako im dodate vikend (ovo je još trideset i šest sati, ili dodatnih šest - dvanaest stanica), dobit ćete od pedeset do sedamdeset i šest sati slobodnog vremena tjedno! Ovo je vaše vrijeme za provedbu raznih projekata - na primjer, za učenje stranog jezika, pisanje knjige itd.

Koristite ove savjete i moći ćeteznačajno poboljšati njihovu produktivnost, zadržati mir, lakše kontrolirati svoje živote i dobiti više slobodnog vremena za sebe i svoje najmilije!